Att Office för första gången på 11 år ändrar filformatet på några av sina mest använda program, Word, Excel och PowerPoint, är en mycket stor händelse. Dessa program är för många företag, de mest använda programmen, i allt ifrån att skriva offerter till att skapa budgetar och presentationer. Enkelheten, anpassningsbarheten och flexibiliteten har varit kännetecknande för dessa. Men tyvärr har många företag ändå inte kunnat göra riktigt allt som de vill med programmen. Det har funnit vissa begränsningar, som ibland har varit väldigt svårt att göra någonting åt. Det har bland annat gjort att ett flertal kreativa lösningar, av varierande kvalitet, har skapats för att lösa dessa problem och begränsningar. Många av dess lösningar har tyvärr varit krångliga och gjort att företagen har fått anpassa sig efter dem istället för tvärtom.
I det här inlägget vill jag beskriva vissa saker som blir lättare och bättre med det nya filformatet. Jag har inte som mål att försöka täcka in allt utan beskriver endast utifrån de verksamhetsområden som jag är verksam, främst inom bank, finans och försäkring.
Men först en kort sammanfattning om vad det nya filformatet är för något.
Det nya filformatet, en kort introduktion
Det gamla filformatet var mycket svårt att arbeta i om man inte hade den fullständiga specifikationen av det. Det var binärt och försökte efterlikna den interna minnesstrukturen. Detta för att det skulle vara snabbt att arbeta med på långsamma datorer. Det enda programmen som man litade på för att hantera dessa filer var just Officeprogrammen själva. Andra program kunde visserligen ibland fungera, men det fanns ingen garanti för detta.
Det nya filformatet är uppbyggt på ett helt annorlunda sätt. Allt som lagras i filen är av olika standardformat. Filen är uppdelad i olika delar, där varje del lagrar sin typ av information på bästa sätt. Det innebär att text och utseende lagras som xml, bilder lagras som gif, jpg eller något annat välkänt format osv. Alla dessa delar sammanfogas till en fil som komprimeras med hjälp av zip. (VBA-kod kommer att lagras som en egen del också. Det gör det enklare att kontrollera att ingen kod slinker med som kan innehålla några virus eller dylikt. Förut var sådan kod inbakad i själva filen och det gjorde det svårare att kontrollera säkerheten av filen utifrån.)

Det finns ett sätt att beskriva sambanden mellan dessa olika delar. Detta görs i en speciell xml-sträng inuti samma fil. Den kan förutom att beskriva de interna sambanden mellan de olika delarna, även beskriva externa samband till delar utanför filen, typ filer eller dylikt.
Detta gör att man kan använda vilket program som helst för att läsa filen. Det finns inga begränsningar. Det gör också att en sådan fil kan innehålla i princip vad som helst och att de olika delarna kan användas på olika sätt. Man kan exempelvis väldigt enkelt uppdatera information om ett företag, som finns lagrat i filen som xml, utan att behöva öppna vare sig Word eller Excel.
Visionen
Dagens företag arbetar med mycket information. Att kunna få fram rätt information och bearbeta den på ett bra sätt är en stor konkurrensfördel för många företag. Under de senaste 30 åren har datorsystem mer och mer gjort informationen datoriserad. Det finns idag väldigt mycket sådan information som är strukturerad och organiserad. Men det finns fortfarande mycket information som är ostrukturerad. Ostrukturerad information är svår att återanvända, lagra effektivt (idag ofta lagrad på flera ställen), blir lätt gammal och kan vara både svårkategoriserad och svårsökt. Mycket av denna ostrukturerade information finns i Office-dokument, speciellt Word eller PowerPoint, men även Excel.
Den minsta enheten för ett Office-dokument har varit själva filen, dokumentet. Det har varit svårare att på ett strukturerat sätt dela upp denna enhet till mindre enheter som är strukturerade i sig själva.
Ett exempel. Vissa företag använder fortfarande Word för att skriva offerter. På dokumentnivå kan man relativt enkelt se att man har skrivit en offert och kanske till vem och när. Den informationen kan man enkelt spara genom att använda själva filnamnet eller dokumentegenskaper. Men om man vill se vad offerten innehöll och speciella krav och priser är det mycket svårt att få fram det. Texten inuti dokumentet är svår att kunna struktureras på ett effektivt sätt.
Med det nya filformatet kan man tänka annorlunda. Om vi fortsätter med exemplet ovan så skulle en användare istället för att skapa ett Worddokument som är en offert, skapa en offert som kan redigeras och visas som ett Worddokument. Detta är en stor skillnad i hur användaren förhåller sig till det som han skall göra. Det gör också en tydligare skillnad mellan informationen och utseendet, formatet, på den. Det blir mycket enklare att automatiskt sammanställa all information som offerten måste innehålla än det var möjligt tidigare. Offerten kan redigeras i det författarverktyg, vilket bland annat Word är, som passar bäst för att utföra ett moment i uppgiften. Det kan vara så att man använder olika författarverktyg för olika steg i en process.
En annan möjlighet, som jag tror kan bli möjligt, är att man använder något av Officeprogrammen för att redigera information utan att någon fil överhuvudtaget behöver skapas. Om Word, Excel och PowerPoint blir så "smarta" så att det kan ta hand om de olika delarna och dess relationer på ett bra sätt, så behöver dessa delar inte sparas i en fil, utan exempelvis direkt i en databas. Om man kopplar ihop detta med Sql Server 2005 borde det vara en relativ smärtfri sak att fixa till en sådan lösning. (Obs detta har jag ännu inte kunnat verifiera.)
Att kunna skapa fullständiga officedokument utan att behöva själva författarprogrammen, Word eller Excel, har varit en dröm som många har sett fram emot. Detta blir mycket enkelt med det nya filformatet. Man kan skapa dokument ifrån början eller använda delar av dokument för att skapa nya dokument. Återanvändningen av den här typen av information blir mycket enklare.
Nya Office 12 tillsamman med Visual Studio Tools For Office kommer verkligen att bli en mycket bättre utvecklingsmiljö för att skapa nya typer av lösningar. Jag vet att det låter som marknadsföringssnack, men jag har många kunder som verkligen skulle behöva en sådan här miljö för att kunna bygga bättre system med effektivare processer. Bara den senaste månaden har jag varit på två företag och diskuterat lösningar som skulle underlättas avsevärt om jag hade dessa verktyg.
Här finns mer information om Office 12.
Hej Dag!
En liten fundering angående det nya formatet. Historiskt sett så har ju office-dokument med vba-kod i sig varit ett ganska stort virusproblem. Vissa företag har ju helt bannlyst doc-filer (känns lite överilat dock :). Virusprogram arbetar väl i allmänhet mot disk, men när man nu kan läsa in xml-dokumentet direkt från en webtjänst/websida eller liknande så kan ju praktiskt taget vad som helst laddas av office. Är detta ett nytt potentiellt problem eller finns liknande problem även med de gamla formatet?
/Martin
Posted by: Martin Forsberg | 2005-06-20 at 16.01